Licitações de Organizacao Arquivo Documentos Local Contratante

Lote 1: Inventário do Acervo Municipal - Será realizado o levantamento físico e descritivo do acervo documental existente, com identificação do conteúdo de cada caixa, incluindo tipo documental, datas- limite, volume, setor de origem, e situação de conservação. Essa atividade será essencial para orientar a organização, digitalização e descarte futuro, quando aplicável

Lote 2: Transferência Ordenada - A transferência do acervo para o local de processamento será realizada de forma ordenada, respeitando a estrutura original dos documentos e assegurando a rastreabilidade de todo o material. Será garantida a integridade dos documentos durante o transporte.

Lote 3: Organização Física do Arquivo Municipal - Consiste na organização física dos documentos em estantes de aço, localizadas nas Unidades Locais de Arquivamento da Prefeitura Municipal, conforme a ordem de classificação e disposição previamente estabelecida pela CONTRATANTE. A CONTRATADA deverá ainda realizar a substituição das caixas que se encontrarem fora do padrão definido, bem como a troca integral de todas as etiquetas frontais ( espelhos), assegurando a correta identificação visual de cada unidade arquivística. Por fim, será elaborada uma base de dados em planilha eletrônica ( Excel), contendo a correspondência entre os documentos organizados e seus respectivos endereços físicos, a qual deverá ser integrada ao sistema de Gestão Eletrônica de Documentos ( GED), garantindo o controle e rastreabilidade do acervo físico.

Lote 4: Fornecimento de Cartonagem - A empresa contratada fornecerá caixas de arquivo morto e outros insumos de cartonagem com especificações técnicas adequadas à guarda de longo prazo, resistentes, em material Kraft e local para identificação externa.

Lote 5: Tratamento e Organização dos Arquivos - Engloba o trabalho técnico de análise e higienização mecânica dos documentos para remoção de sujidades superficiais, a ordenação lógica ( alfabética, cronológica ou temática, conforme o caso), a aplicação de técnicas arquivísticas de separação, avaliação, eliminação ( quando autorizada), bem como a preparação adequada dos documentos para os processos de digitalização e guarda.

Lote 6: Bureau de Serviços mensal - Trata- se da disponibilização de estrutura completa e contínua para a execução, das atividades técnicas vinculadas Bureau de Serviços mensal - Trata- se da disponibilização de estrutura completa e contínua para a execução, das atividades técnicas vinculadas à digitalização, organização e suporte à gestão documental. O serviço compreende a manutenção mensal de uma célula operacional equipada com todos os recursos necessários ao desempenho das funções, incluindo: estações de trabalho, equipamentos de digitalização, servidores para armazenamento temporário, estabilizadores, switches, materiais de expediente ( como papel, canetas, grampeadores, extratores de grampo, tesouras, entre outros), bem como infraestrutura de rede e conectividade compatível. Além da estrutura física, a CONTRATADA deverá disponibilizar equipe técnica qualificada e treinada, com perfis compatíveis com as funções de tratamento documental, digitalização, controle de qualidade, indexação, suporte técnico aos sistemas e demais rotinas operacionais envolvidas.

Lote 7: Digitalização de Documentos A3 e A4 - Digitalização em alta resolução de documentos em papel nos formatos A3 e A4, com equipamentos compatíveis, resultando em arquivos com padrão PDF/A ou TIFF, conforme exigido pela legislação. Inclui controle de qualidade, separação de lotes e padronização de nomes e pastas.

Lote 8: Digitalização de Documentos A0 até A2 - Digitalização de plantas, mapas, croquis e documentos de grande formato ( A0 a A2), utilizando scanners especializados. As imagens geradas seguirão o mesmo padrão de qualidade dos demais documentos digitalizados.

Lote 9: Cadastro de Documentos Indexação - Cada documento digitalizado será indexado com metadados descritivos ( ex: tipo documental, data, interessado, número de processo), para permitir busca inteligente no sistema GED. O cadastro será realizado em conformidade com critérios previamente definidos com a Prefeitura.

Lote 10: Assinatura Digital com Carimbo de Tempo - Após digitalização e indexação, os documentos serão assinados digitalmente com certificado ICP- Brasil e carimbo de tempo, conferindo validade jurídica, autenticidade, integridade e rastreabilidade.

Lote 11: Licença de Uso Sistema GED mensal - Fornecimento da licença mensal de uso de Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos ( GED), incluindo acesso via navegador, armazenamento em nuvem, busca por metadados, controle de permissões e auditoria de acessos.

Lote 12: Licença de Uso Sistema de Virtualização de Processos - mensal para 320 usuários - Licenças mensais para o sistema de tramitação digital de processos administrativos. O sistema permitirá iniciar, acompanhar, despachar, assinar e concluir processos eletronicamente, com interface amigável e integração ao GED.

Lote 13: Armazenamento de Imagens mensal - A empresa deverá garantir o armazenamento seguro, organizado e acessível das imagens digitalizadas em ambiente digital ( nuvem ou data center), com backup automático, controle de acesso e disponibilidade mínima de 99%.

Lote 14: Implantação dos Sistemas - Inclui instalação, configuração e parametrização dos sistemas GED e de virtualização de processos. Também compreende testes, homologação e treinamento dos usuários- chave para uso das ferramentas

Lote 15: Serviços de Gerência de Projeto - Acompanhamento técnico do projeto com cronograma definido, relatórios de progresso, controle de escopo, qualidade e risco. O gerente do projeto atuará como ponto focal entre a empresa contratada e a administração municipal.

Lote 16: Serviços Técnicos Arquivístico de Gestão Documental - Serviços especializados de consultoria arquivística, voltados à adequação da gestão documental da Prefeitura às normas do CONARQ, à elaboração de instrumentos de classificação, tabela de temporalidade e à capacitação dos servidores envolvidos.

Lote 17: Serviços Técnicos de Mapeamento de Processos - Mapeamento e redesenho dos processos administrativos existentes, com foco na digitalização de fluxos, eliminação de gargalos e adequação ao modelo de processos digitais no sistema de virtualização.

Lote 18: Serviço Técnico de Desenvolvimento de Sistema - Desenvolvimento de funcionalidades específicas ou integrações entre os sistemas contratados e outros sistemas legados da Prefeitura, conforme demandas técnicas previamente levantadas durante a implantação.

Lote 1: Lote 1 - Inventário do Acervo Municipal - Será realizado o levantamento físico e descritivo do acervo documental existente, com identificação do conteúdo de cada caixa, incluindo tipo documental, datas- limite, volume, setor de origem, e situação de conservação. Essa atividade será essencial para orientar a organização, digitalização e descarte futuro, quando aplicável

Lote 2: Lote 1 - Transferência Ordenada - A transferência do acervo para o local de processamento será realizada de forma ordenada, respeitando a estrutura original dos documentos e assegurando a rastreabilidade de todo o material. Será garantida a integridade dos documentos durante o transporte

Lote 3: Lote 1 - Organização Física do Arquivo Municipal - Consiste na organização física dos documentos em estantes de aço, localizadas nas Unidades Locais de Arquivamento da Prefeitura Municipal, conforme a ordem de classificação e disposição previamente estabelecida pela CONTRATANTE. A CONTRATADA deverá ainda realizar a substituição das caixas que se encontrarem fora do padrão definido, bem como a troca integral de todas as etiquetas frontais ( espelhos), assegurando a correta identificação visual de cada unidade arquivística. Por fim, será elaborada uma base de dados em planilha eletrônica ( Excel), contendo a correspondência entre os documentos organizados e seus respectivos endereços físicos, a qual deverá ser integrada ao sistema de Gestão Eletrônica de Documentos ( GED), garantindo o controle e rastreabilidade do acervo físico

Lote 4: Lote 1 - Fornecimento de Cartonagem - A empresa contratada fornecerá caixas de arquivo morto e outros insumos de cartonagem com especificações técnicas adequadas à guarda de longo prazo, resistentes, em material Kraft e local para identificação externa

Lote 5: Lote 1 - Tratamento e Organização dos Arquivos - Engloba o trabalho técnico de análise e higienização mecânica dos documentos para remoção de sujidades superficiais, a ordenação lógica ( alfabética, cronológica ou temática, conforme o caso), a aplicação de técnicas arquivísticas de separação, avaliação, eliminação ( quando autorizada), bem como a preparação adequada dos documentos para os processos de digitalização e guarda

Lote 6: Lote 1 - Bureau de Serviços mensal - Trata- se da disponibilização de estrutura completa e contínua para a execução, das atividades técnicas vinculadas à digitalização, organização e suporte à gestão documental. O serviço compreende a manutenção mensal de uma célula operacional equipada com todos os recursos necessários ao desempenho das funções, incluindo: estações de trabalho, equipamentos de digitalização, servidores para armazenamento temporário, estabilizadores, switches, materiais de expediente ( como papel, canetas, grampeadores, extratores de grampo, tesouras, entre outros), bem como infraestrutura de rede e conectividade compatível. Além da estrutura física, a CONTRATADA deverá disponibilizar equipe técnica qualificada e treinada, com perfis compatíveis com as funções de tratamento documental, digitalização, controle de qualidade, indexação, suporte técnico aos sistemas e demais rotinas operacionais envolvidas

Lote 7: Lote 1 - Digitalização de Documentos A3 e A4 - Digitalização em alta resolução de documentos em papel nos formatos A3 e A4, com equipamentos compatíveis, resultando em arquivos com padrão PDF/A ou TIFF, conforme exigido pela legislação. Inclui controle de qualidade, separação de lotes e padronização de nomes e pastas

Lote 8: Lote 1 - Digitalização de Documentos A0 até A2 - Digitalização de plantas, mapas, croquis e documentos de grande formato ( A0 a A2), utilizando scanners especializados. As imagens geradas seguirão o mesmo padrão de qualidade dos demais documentos digitalizados

Lote 9: Lote 1 - Cadastro de Documentos Indexação - Cada documento digitalizado será indexado com metadados descritivos ( ex: tipo documental, data, interessado, número de processo), para permitir busca inteligente no sistema GED. O cadastro será realizado em conformidade com critérios previamente definidos com a Prefeitura

Lote 10: Lote 1 - Assinatura Digital com Carimbo de Tempo - Após digitalização e indexação, os documentos serão assinados digitalmente com certificado ICP- Brasil e carimbo de tempo, conferindo validade jurídica, autenticidade, integridade e rastreabilidade

Lote 11: Lote 1 - Licença de Uso Sistema GED mensal - Fornecimento da licença mensal de uso de Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos ( GED), incluindo acesso via navegador, armazenamento em nuvem, busca por metadados, controle de permissões e auditoria de acessos

Lote 12: Lote 1 - Licença de Uso Sistema de Virtualização de Processos - mensal para 320 usuários - Licenças mensais para o sistema de tramitação digital de processos administrativos. O sistema permitirá iniciar, acompanhar, despachar, assinar e concluir processos eletronicamente, com interface amigável e integração ao GED

Lote 13: Lote 1 - Armazenamento de Imagens mensal - A empresa deverá garantir o armazenamento seguro, organizado e acessível das imagens digitalizadas em ambiente digital ( nuvem ou data center), com backup automático, controle de acesso e disponibilidade mínima de 99%.

Lote 14: Lote 1 - Implantação dos Sistemas - Inclui instalação, configuração e parametrização dos sistemas GED e de virtualização de processos. Também compreende testes, homologação e treinamento dos usuários- chave para uso das ferramentas

Lote 15: Lote 1 - Serviços de Gerência de Projeto - Acompanhamento técnico do projeto com cronograma definido, relatórios de progresso, controle de escopo, qualidade e risco. O gerente do projeto atuará como ponto focal entre a empresa contratada e a administração municipal

Lote 16: Lote 1 - Serviços Técnicos Arquivístico de Gestão Documental - Serviços especializados de consultoria arquivística, voltados à adequação da gestão documental da Prefeitura às normas do CONARQ, à elaboração de instrumentos de classificação, tabela de temporalidade e à capacitação dos servidores envolvidos

Lote 17: Lote 1 - Serviços Técnicos de Mapeamento de Processos - Mapeamento e redesenho dos processos administrativos existentes, com foco na digitalização de fluxos, eliminação de gargalos e adequação ao modelo de processos digitais no sistema de virtualização

Lote 18: Lote 1 - Serviço Técnico de Desenvolvimento de Sistema - Desenvolvimento de funcionalidades específicas ou integrações entre os sistemas contratados e outros sistemas legados da Prefeitura, conforme demandas técnicas previamente levantadas durante a implantação

Lote 1: Servico de acondicionamento e/ou armazenagem - do tipo retirada de documentos do arquivo central e arquivos setoriais, em embalagem tipo caixa, com identificação e localizador.

Lote 2: Servico de operacao - prestação de serviços - fornecimento de embalagem tipo caixa na capacidade box 12 meses

Lote 3: Servico de acondicionamento e/ou armazenagem - do tipo acondicionamento e manuseio de caixa tipo box, documentos

Lote 4: Servico de operacao - organização e cadastro ( até 10 campos) por conteúdo. Implementação, customizações e acompanhamento. Serviços pertinentes a customizações e adequações da ferramenta de gestão arquivística e documental parametrizando as especificações de classificação documental e arquivística

Lote 5: Servico de desenvolvimento - contratação de empresa especializada em desenvolvimento de software de gestão arquivística para compor o patrimônio da contratante, incluindo retirada de documentos do arquivo central e setorial com identificação e localizador, fornecimento de embalagem tipo caixa box, organização e cadastro por conteúdo, conversão e cadastro de documento físico em digital, expurgo, microfilmagem de documentos e consultoria técnica naelaboração de tabela de temporalidade documental e normas e procedimentos,

Lote 6: Servico de gestao administrativa - do tipo expurgo de documentos

Lote 7: Servico de desenvolvimento - contratação de empresa especializada em serviços de manutenção corretiva/adaptativa e sustentação de software, pesquisas econsultas atendimento às solicitações e localização física dos documentospelo periodo de 12 meses

Lote 8: Servico de entrega de documentos - transporte do tipo coleta e entrega de documento armazenado em caixa do tipo box, com a utilização de carro, ambitoestadual

Lote 9: Servico de desenvolvimento - contratação de empresa especializada em serviços de manutenção corretiva/adaptativa, consultoria técnica na elaboração detabela de temporalidade documental e normas e procedimentos pelo periodo de 12 meses

Lote 1: ****- Consultoria Técnica - Documentação - ITEM 01 - SERVIÇO DE GERENCIAMENTO DE PROJETO. UNIDADE DE MEDIDA: SERVIÇO A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. O serviço de gerenciamento do projeto envolve a execução integrada de atividades técnicas arquivísticas e de gestão documental. A primeira ação será a Reunião de Kick- Off, realizada em até 5 dias após a assinatura do contrato, com o objetivo de alinhar responsabilidades, identificar setores prioritários, definir chaves de busca, aprovar o cronograma e coletar informações iniciais. A reunião pode ser remota ou presencial, com a presença de representantes da CONTRATADA e da CONTRATANTE. A CONTRATADA deverá designar um profissional qualificado em Gestão de Projetos e, em até 10 dias após a reunião, apresentar um Plano de Gerenciamento detalhado, contendo metodologia, padrões de digitalização e armazenamento, plano de comunicações, cronograma físico- financeiro, descrição dos serviços e lista de prioridades. Alterações no plano deverão ser previamente acordadas. A CONTRATANTE terá até 10 dias para validar o plano, e eventuais ajustes deverão ser feitos em até 5 dias. -

Lote 2: ****- Inventário /catalogação - Bens Móveis /Imóveis - ITEM 02 - INVENTÁRIO. UNIDADE DE MEDIDA: CAIXA- BOX A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATANTE definirá os documentos/processos a serem inventariados, que deverão ser acondicionados em caixas Box com etiquetas identificadoras contendo dados indexadores, como número de processo ou setor. A CONTRATADA registrará cada item em sistema manual ou digital, com dados como título, data, tipo, responsável, estado e localização. Cada documento ou caixa terá um identificador único ( ex: código de barras, QR code), podendo incluir descrições resumidas para facilitar a pesquisa. Todas as informações serão armazenadas em sistema de gestão documental com funcionalidades de busca e acesso seguro. A CONTRATADA deverá emitir um relatório completo com estatísticas e informações coletadas, sob supervisão de profissional com formação em Arquivologia. O inventário permitirá à CONTRATANTE decisões sobre preservação, digitalização, eliminação ou reorganização dos documentos. -

Lote 3: ****- Documento - Guarda /Transporte - ITEM 03 - TRANSFERÊNCIA ORDENADA. UNIDADE DE MEDIDA: CAIXA- BOX A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A transferência ordenada envolve a retirada de documentos do local de origem e sua entrega no novo local de guarda, mantendo a organização conforme numeração das caixas- arquivo. O transporte deverá ser feito em veículos tipo baú, em perfeitas condições, garantindo a integridade e inviolabilidade dos documentos. As caixas devem ser acondicionadas adequadamente para evitar danos. Documentos com ordenação prévia devem manter identificação clara e listagem de equivalência com o mapa de localização anterior. A CONTRATANTE poderá supervisionar as atividades. O cronograma será definido após a assinatura do contrato. A CONTRATADA será responsável por carregar, descarregar e arcar com todos os custos e tributos. Qualquer dano aos documentos deve ser reparado sem ônus à CONTRATANTE, sob pena de responsabilização penal, civil e administrativa. Ao final do contrato, a empresa deverá entregar à Secretaria Estadual o banco de dados completo com a catalogação dos documentos. -

Lote 4: ****- Organização de arquivo - ITEM 04 - ORGANIZAÇÃO DO ACERVO FÍSICO UNIDADE DE MEDIDA: CAIXA- BOX A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A organização do acervo físico será realizada conforme orientação acordada entre CONTRATADA e CONTRATANTE, com foco na preservação da integridade dos documentos. O processo inclui respeitar a ordenação original, remover materiais metálicos e sujidades, e realizar higienização básica sem danificar o papel. A etapa contempla também a classificação arquivística técnica, agrupando documentos por tema, facilitando ações como avaliação, eliminação e acesso. A classificação será feita por técnicos capacitados, sob supervisão de arquivista ou bibliotecária, utilizando o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e conforme Plano de Trabalho aprovado. Essa organização assegura identificação consistente e recuperação eficiente dos documentos. Danos irrecuperáveis devem ser comunicados à CONTRATANTE. Após essa etapa, os documentos organizados serão encaminhados para digitalização. -

Lote 5: ****- Armazenagem em Geral - ITEM 05 - FORNECIMENTO DE CAIXABOX UNIDADE DE MEDIDA: CAIXA- BOX A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATADA deverá fornecer caixas novas nos modelos box, conforme especificações do Estudo Técnico Preliminar e demais documentos contratuais. As caixas devem receber etiquetas geradas pelo sistema de gerenciamento documental, com identificação do conteúdo e localização, e numeração sequencial automática e sem repetições. As caixas devem possuir resistência mecânica para empilhamento de até 3 unidades e permitir montagem sem uso de cola, grampos ou fitas. A caixa- box deve ter no mínimo **** cm, feita de papelão tipo KRAFT, com baixa acidez e alta resistência. -

Lote 6: ****- Armazenagem em Geral - ITEM 06 - FORNECIMENTO DE CONTAINER UNIDADE DE MEDIDA: CAIXA- CONTAINER A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATADA deverá fornecer caixas novas nos modelos container, conforme especificações do Estudo Técnico Preliminar e demais documentos contratuais. As caixas devem receber etiquetas geradas pelo sistema de gerenciamento documental, com identificação do conteúdo e localização, e numeração sequencial automática e sem repetições. As caixas devem possuir resistência mecânica para empilhamento de até 3 unidades e permitir montagem sem uso de cola, grampos ou fitas. A caixa container deve medir ao menos ****, 5x44 cm, suportar até 20kg, acondicionar até 3 caixas- box e ter tampa inteiriça com dobras reforçadas, também confeccionada em papelão KRAFT. -

Lote 7: ****- Documento - Guarda /Transporte - ITEM 07 - GUARDA/ARMAZENAGEM UNIDADE DE MEDIDA: CAIXA- BOX/MÊS A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATADA deverá fornecer instalações adequadas e exclusivas para a guarda dos documentos da CONTRATANTE, garantindo sua integridade e segurança desde o recolhimento até a devolução. O local deve ser em alvenaria, com acesso por vias pavimentadas, infraestrutura elétrica, e estar em conformidade com normas da ABNT, Corpo de Bombeiros e legislação municipal. Deve possuir vigilância armada 24h com CFTV cobrindo 100% da área, gravação acessível por no mínimo 90 dias, sistema de alarme monitorado, muros ou grades, e sistema completo de prevenção e combate a incêndio, incluindo brigada. O espaço deve ser de uso exclusivo para guarda documental, livre de atividades que comprometam o acervo. Além disso, deve manter ambientes com baixos níveis de partículas e contaminação, evitando proliferação de insetos e bactérias. -

Lote 8: ****- Manipulação de Valores /Documentos - ITEM 08 - ATENDIMENTO DE CONSULTAS UNIDADE DE MEDIDA: A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATANTE poderá solicitar documentos físicos por meio de Ordem de Serviço via e- mail ou sistema eletrônico, apenas por funcionário autorizado. As consultas poderão ser atendidas por: entrega de documentos físicos, entrega da caixa, acesso digital ou retirada no local de guarda. A CONTRATADA deve estar localizada em região que permita atendimento de segunda a sexta, das 8h às 17h, com prazos de até 4h para entregas emergenciais ( até 10 caixas) e até 24h para entregas normais ( até 100 caixas). Solicitações feitas após as 15h serão atendidas até 10h do dia seguinte. A CONTRATADA deve conferir o conteúdo das caixas devolvidas, responsabilizar- se pelo rearquivamento e manter controle das movimentações. Um relatório mensal deverá ser entregue à CONTRATANTE com registro por caixa ou documento, contendo número, data, horário e solicitante. -

Lote 9: ****- Serviços de Digitalização /Indexação de Documentos - ITEM 09 - BUREAU DE SERVIÇOS UNIDADE DE MEDIDA: UNIDADE/MÊS A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. O bureau de serviço é o conjunto de recursos e mão de obra qualificada destinados à digitalização do acervo arquivístico da CONTRATANTE. A CONTRATADA deverá prover equipamentos ( computadores, scanners, leitores de código de barras, impressoras, mesas, prateleiras), materiais de consumo e infraestrutura adequada, tanto em sua sede quanto nas instalações da CONTRATANTE. O bureau deve permitir a execução diária das etapas de preparação, captura, indexação, conferência, controle de qualidade e exportação de imagens/dados. A equipe deve ter, no mínimo, ensino médio e experiência em gestão documental. A CONTRATADA será responsável pela manutenção corretiva e evolutiva dos softwares utilizados, garantindo atualização conforme versões dos fabricantes e suporte técnico para eventuais falhas. Todos os recursos devem estar disponíveis conforme o cronograma, garantindo a plena execução do contrato. -

Lote 10: ****- Serviços de Digitalização /Indexação de Documentos - ITEM 10 - DIGITALIZAÇÃO A4 E A3 UNIDADE DE MEDIDA: IMAGEM A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A digitalização dos documentos físicos ( formatos A4 a A3) será realizada pela CONTRATADA com equipamentos de alto desempenho, com digitalização frente e verso, reconhecimento OCR, resolução mínima de 300 DPI e indexação individual ( single- page) conforme critérios da CONTRATANTE. O processo inclui preparação ( remoção de grampos e sujeiras), higienização, captação e tratamento de imagem. Os arquivos serão gerados em formatos como PDF/A, JPG, TIFF, DWG e disponibilizados em sistema da CONTRATADA, com consulta, download e preservação. A digitalização poderá incluir certificação digital ( ICP- Brasil). A solução deve prever a preservação digital por meio de RDC- Arq, conforme Resolução Conarq n 51/2023, com geração de AIP, identificação por UUID e armazenamento em object storage. A infraestrutura inclui hospedagem em nuvem privada com máquinas virtuais para garantir autenticidade e acesso aos documentos no longo prazo. -

Lote 11: ****- Serviços de Digitalização /Indexação de Documentos - ITEM 11 - DIGITALIZAÇÃO A0 ATÉ A2 UNIDADE DE MEDIDA: IMAGEM A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A digitalização dos documentos físicos ( formatos A0 até A2) será realizada pela CONTRATADA com equipamentos de alto desempenho, com digitalização frente e verso, reconhecimento OCR, resolução mínima de 300 DPI e indexação individual ( single- page) conforme critérios da CONTRATANTE. O processo inclui preparação ( remoção de grampos e sujeiras), higienização, captação e tratamento de imagem. Os arquivos serão gerados em formatos como PDF/A, JPG, TIFF, DWG e disponibilizados em sistema da CONTRATADA, com consulta, download e preservação. A digitalização poderá incluir certificação digital ( ICP- Brasil). A solução deve prever a preservação digital por meio de RDC- Arq, conforme Resolução Conarq n 51/2023, com geração de AIP, identificação por UUID e armazenamento em object storage. A infraestrutura inclui hospedagem em nuvem privada com máquinas virtuais para garantir autenticidade e acesso aos documentos no longo prazo. -

Lote 12: ****- Serviços de Digitalização /Indexação de Documentos - ITEM 12 - INDEXAÇÃO DE DOCUMENTOS UNIDADE DE MEDIDA: DOCUMENTO A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A indexação de documentos visa otimizar a pesquisa e localização de documentos físicos e digitais da CONTRATANTE, sendo realizada de forma manual ( com dupla digitação) ou automática, incluindo leitura de código de barras nos invólucros e caixas. Deve haver validação de campos com base em dados existentes, sem necessidade de criação de novos códigos. Os documentos digitalizados serão cadastrados no sistema de gestão documental fornecido pela CONTRATADA, conforme critérios da CONTRATANTE, com inserção de metadados como título, autor, data e tipo. A estrutura de indexação seguirá o Plano de Classificação Documental, com geração de IDs únicos, QR codes e uso de palavras- chave. Documentos com texto passarão por OCR para permitir busca textual. O sistema permitirá buscas por múltiplos critérios e incluirá controle de acesso, rastreabilidade de interações e disponibilidade de visualização e download conforme permissões definidas. -

Lote 13: ****- Serviço de Vistoria /Validação /Certificação - ITEM 13 - ASSINATURA DIGITAL COM CARIMBO DE TEMPO UNIDADE DE MEDIDA: DOCUMENTO A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. Após a geração dos arquivos em PDF, a CONTRATADA deverá aplicar assinaturas digitais com carimbo do tempo, assegurando autenticidade, integridade, autoria e o não repúdio dos documentos. As assinaturas digitais devem ser únicas por documento e vinculadas de forma que qualquer modificação posterior invalide a assinatura. O carimbo do tempo deve ser emitido por uma ACT vinculada à ICP- Brasil, registrando a data e hora oficiais com base no relógio do governo. O sistema utilizado deve ser compatível com o Certificado Digital padrão ICP- Brasil, permitindo autenticação, assinatura, verificação e carimbo de tempo conforme exigido. Essa funcionalidade garante a validade legal e temporal dos documentos digitalizados. -

Lote 14: ****- Serviços de Integração de Sistemas em Tecnologia da Informação e Comunicação ( TIC) - ITEM 14 - SERVIÇO DE INTEGRAÇÃO COM REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL RDC- ARQ. UNIDADE DE MEDIDA: GIGABYTE( BG) A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATADA deverá integrar os serviços de digitalização com um Repositório Arquivístico Digital Confiável RDC- Arq, atendendo à norma OAIS e utilizando sistema operacional baseado em LINUX para garantir aderência às bibliotecas internacionais como METS, PREMIS, Dublin Core e BagIt. O software Archivematica ou outro compatível deverá ser empregado, com documentação técnica completa. O RDC- Arq deve aceitar pacotes com documentos PDF/A e XML, interoperar com o sistema de gestão documental ( GED) da CONTRATADA e garantir preservação de longo prazo, conforme a tabela de temporalidade documental. A plataforma deve operar 24 horas por dia e permitir visualização online dos documentos preservados, além de disponibilizar os índices conforme formato definido pela CONTRATANTE. -

Lote 15: ****- Organização de arquivo - ITEM 15 - Serviço Técnico de Gestão Documental com Elaboração de Tabela de Temporalidade Documental - TTD e Plano de Classificação UNIDADE DE MEDIDA: UST A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATADA deverá executar serviço técnico de gestão documental com elaboração da Tabela de Temporalidade Documental ( TTD) e do Plano de Classificação, conforme normas arquivísticas. O processo inclui: planejamento, diagnóstico, criação da CPAD, levantamento do acervo, análise de fluxos e legislações. A TTD definirá tipologias, prazos de guarda, destinação final e critérios de eliminação documental. O Plano de Classificação será estruturado por funções e subfunções institucionais com codificação padronizada, compatível com o sistema de gestão documental. A CONTRATADA deverá treinar os colaboradores, configurar o sistema para automatizar prazos e garantir aderência às normas legais. A CPAD e a CONTRATADA são responsáveis por revisão, atualização e conformidade contínua do sistema. O serviço será faturado mensalmente, com consumo de 100 USTs por relatório apresentado. -

Lote 16: ****- Organização de arquivo - ITEM 16 : Serviços Técnicos de Mapeamento de Processos UNIDADE DE MEDIDA: UST A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATADA deverá realizar o mapeamento de processos administrativos e de negócio utilizando a metodologia BPMN mais recente, com foco em otimização, identificação de gargalos e alinhamento estratégico. Cada processo modelado deverá conter os artefatos as is ( estado atual), to be ( estado futuro) e um Procedimento Operacional Padrão ( POP) completo, com estrutura formal ( Folha de rosto, Objetivo, Normas, Glossário, Corpo Descritivo e Anexos). A modelagem deve considerar os atos de origem dos documentos, recursos envolvidos ( pessoas, sistemas, normas) e contemplar oportunidades de automação. O processo to be será validado com os gestores da CONTRATANTE. O faturamento será por entrega, sendo atribuídas 100 USTs por Manual de Procedimento Operacional entregue. -

Lote 17: ****- Serviços de Integração de Sistemas em Tecnologia da Informação e Comunicação ( TIC) - ITEM 17 : Implantação e Treinamento dos Sistemas UNIDADE DE MEDIDA: SERVIÇO A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A CONTRATADA deverá executar a implantação do sistema de gestão documental conforme o Plano de Gerenciamento do Projeto e o cronograma constante no Estudo Técnico Preliminar, Termo de Referência e Edital. A implantação ocorrerá remotamente ou presencialmente e incluirá as etapas de instalação, levantamento, parametrização, treinamento e testes finais, com documentação técnica completa. A CONTRATANTE fornecerá o banco de dados para migração, e a CONTRATADA realizará a análise, apontamento de inconsistências, migração e validação com evidências. O treinamento de usuários será remoto ou presencial, com acesso a ambiente de homologação. Novas funcionalidades implantadas deverão ser acompanhadas de novos treinamentos. A homologação é de responsabilidade da CONTRATANTE, e qualquer falha na migração deverá ser corrigida pela CONTRATADA sem custo adicional. A CONTRATADA também será responsável por configurar o software e os níveis de acesso com a equipe técnica da CONTRATANTE. -

Lote 18: ****- Cessão temporária de direitos sobre programas de computador locação de software - ITEM 18 : Licenciamento do Sistema para Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED UNIDADE DE MEDIDA: LICENÇA/MÊS A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. O sistema de digitalização e GED deverá garantir alta disponibilidade, segurança, qualidade de imagem e conformidade legal. Problemas críticos devem ser atendidos em até 2h com plano de solução em até 24h. A digitalização deve seguir as normas do CONARQ e legislação vigente, com OCR, controle de qualidade, indexação eficiente e assinatura digital ICP- Brasil com carimbo do tempo. O software deve incluir funcionalidades como automação com IA, logs, exportação em PDF- OCR e trilhas de auditoria. O datacenter deve ser no Brasil, com infraestrutura TIER II ou superior, segurança física, redundância e SLA de 99%. A contratada deve cumprir a LGPD, garantir a confidencialidade dos dados e manter backup e continuidade dos serviços, além de regras para integração com sistemas de gestão de processos eletrônicos. -

Lote 19: ****- Cessão temporária de direitos sobre programas de computador locação de software - ITEM 19: Licenciamento do Sistema de Gerenciamento de Processos Eletrônicos UNIDADE DE MEDIDA: LICENÇA/MÊS A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. O sistema de gerenciamento de processos eletrônicos é fornecido como SaaS, com acesso via web responsiva, segurança SSL, autenticação por e- mail, senha ou certificado ICP- Brasil, e conformidade com LGPD, Marco Civil da Internet e e- ARQ Brasil. Suporta login por Gov. br, Google e Meta, gestão granular de usuários e permissões, organograma automático, comunicação interna integrada, notificações multicanal, e registro completo de atividades. Oferece alto desempenho ( carregamento & lt; 5s, 99% uptime), rastreabilidade, controle de acesso, anonimização, autoatendimento e integração com estruturas organizacionais complexas. Inclui módulo de SLA com contagem flexível de prazos e visibilidade de status. Permite acesso externo controlado, uso de QR- code, busca avançada por metadados e gestão de documentos com trilha de auditoria. Atende a diversas legislações e normas, promovendo usabilidade, segurança, transparência e governança digital. -

Lote 20: ****- Serviços Auxiliares de Tecnologia Informação e Comunicação - ITEM 20 : Manutenção e Suporte dos Sistemas UNIDADE DE MEDIDA: MENSAL A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. Após o recebimento definitivo do sistema, a contratada prestará suporte técnico durante a vigência do contrato, incluindo manutenção corretiva e evolutiva, além de atualizações de versões. O suporte será realizado por profissionais qualificados, de segunda a sexta- feira, das 08h às 17h ( exceto feriados), abrangendo análises de processos de negócio, automação de fluxos de trabalho e relatórios sobre impactos de atualizações. A contratada deve fornecer novas versões lançadas durante o contrato e garantir sua compatibilidade com a solução. O suporte pode ser remoto, mediante autorização e supervisão do gestor do contrato, especialmente para erros não reproduzíveis internamente. -

Lote 21: ****- Serviços de hospedagem de dados - ITEM 21 : Hospedagem de Imagens UNIDADE DE MEDIDA: TB/MÊS A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A Plataforma de Preservação Digital e seus conteúdos deverão ser hospedados em infraestrutura própria da contratada, com alta disponibilidade, monitoramento de segurança e em datacenter seguro com redundância elétrica e de comunicação, além de proteção física e contra sinistros. O ambiente deve ser flexível, suportar múltiplas tecnologias e permitir evolução contínua. A contratada deverá adotar políticas de segurança proativas, backups regulares e sistemas de redundância para evitar interrupções. Mediante solicitação da contratante, poderá ser mantida cópia simultânea dos documentos em ambiente interno da mesma, via diretório mapeado ou FTP, com os acessos definidos e infraestrutura sob responsabilidade da contratante, conforme plano de projeto e item específico de customização. -

Lote 22: ****- Serviços de Instalação, Transição e Configuração /Parametrização de Software - ITEM 22: Consultoria, Customização e Parametrização de Sistemas UNIDADE DE MEDIDA: UST A DESCRIÇÃO DETALHADA É APENAS UM RESUMO, CONSULTAR O ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR PARA MAIORES DETALHES. A contratada deverá executar serviços de consultoria, customização e parametrização para garantir o pleno funcionamento das soluções, incluindo instalação, configuração e migração de dados, conforme análise das necessidades da contratante. Os serviços serão medidos em UST ( Unidade de Serviço Técnico) e realizados sob demanda, sem obrigatoriedade de consumo total. A customização abrangerá desenvolvimento de novas funcionalidades, como formulários, integrações e bases de dados, com entrega no ambiente produtivo. A consultoria técnica especializada também será prestada sob demanda, com foco no planejamento e acompanhamento da implementação do projeto. Todas as atividades deverão ser comprovadas para fins de remuneração, e relatórios detalhados dos serviços executados deverão ser apresentados pela contratada. -